El año nuevo y el primer trimestre es uno de los momentos más populares del año para los eventos anuales de contratación de transporte. Mientras los expedidores evalúan sus costos y determinan sus presupuestos para el próximo año fiscal, los transportistas de todo el país buscan oportunidades de contratos y se preparan para presentar ofertas (si aún no lo han hecho).

Las licitaciones de cargas durante esta época del año pueden ser muy competitivas y complicadas. Por parte de los expedidores, deben considerar una serie de factores diferentes al elegir entre diferentes ofertas de transportistas, como la confiabilidad, el costo y la capacidad del transportista. Los transportistas, por el otro lado, tienen que dedicar mucho tiempo a obtener solicitudes de propuestas (RFP) y a redactar y presentar las ofertas, además de considerar otros factores como el riesgo y la rentabilidad.

Prepararse para eventos de contratación y preparar licitaciones de cargas puede ser una experiencia estresante para los transportistas. Y ese estrés puede empeorar aún más cuando ese esfuerzo no resulta en que ganen una licitación. Es comprensible que los expedidores tengan que ser selectivos, por lo que explicaremos a continuación cómo los transportistas pueden prepararse de antemano para tener éxito en la temporada de licitaciones de carga.

El proceso de licitación de cargas

Si está leyendo esto a principios de año, es probable que ya haya recibido una solicitud de propuesta para un contrato anual. Esto difiere de otros tipos de ofertas, como las licitaciones minis (que es una RFP simplificada que los expedidores envían para obtener tarifas más competitivas cuando el mercado cambia) y las tarifas al contado (que son una oferta de una sola ocasión con una tarifa fija).

Los expedidores suelen a enviar solicitudes de propuestas para contratos anuales hacia finales de año, cuando los contratos vencen y las empresas comienzan a revisar sus finanzas para el próximo año fiscal. Tendrán que pasar por docenas o incluso cientos de solicitudes de propuestas durante esta época del año, y se están volviendo más complejas a medida que buscan optimizar sus redes de transporte y reducir costos.

Cuando los operadores crean sus ofertas, deben tener en cuenta algunas cosas para asegurarse de estar en posición de ganar una oferta y al mismo tiempo fortalecer sus resultados.

5 consejos para licitar cargas

1. Manténgase actualizado sobre las condiciones actuales del mercado: cosas como las tarifas al contado pueden cambiar semanalmente, por lo que es imperativo que los operadores recopilen información sobre los costos actuales e históricos antes de presentar sus ofertas. Los expedidores tendrán la tecnología más avanzada a su disposición para estructurar sus RFP, razón por la que los transportistas también deberían hacerlo. Puede utilizar tableros de carga establecidos y otros tipos de software para recopilar información.
2. Desarrolle una estrategia de licitación: no todas las oportunidades de licitación que lleguen a su empresa serán las correctas. Tal vez tenga ciertos carriles que no hayan sido tan exitosos para su empresa, o tal vez haya lecciones que pueda aprender de la temporada de licitación del año pasado. Por eso es importante hablar con los miembros de su equipo y obtener sus opiniones. Esto puede ayudar a su empresa a desarrollar una estrategia que la coloque en la mejor posición posible.
3. Conozca los requisitos de peso y tamaño: es fundamental que los transportistas se aseguren de que sus ofertas sean lo más precisas posible, para que puedan trabajar dentro de los límites de su contrato. Los envíos que sean demasiado pesados o que no quepan en su camión crearán problemas significativos. Asegúrese de que su empresa comprenda los requisitos de tamaño y peso asociados con el envío para evitar posibles problemas que le hagan perder una oferta o afecten la capacidad de su empresa para entregar la carga de forma segura y puntual.
4. Comprenda sus rutas: planifique sus rutas lo mejor posible desde el punto de origen hasta el destino final para ayudar a su equipo a estimar los costos de combustible y cualquier desgaste potencial que su camión pueda sufrir en el camino. Tener esta información permitirá a su empresa ofrecer una tarifa que tenga en cuenta estos gastos.
5. Conozca las tarifas y estrategias de sus competidores: lo más probable es que compita con otros transportistas y corredores de carga durante el proceso de licitación, y puede apostar que ellos también realizarán investigaciones sobre su empresa. Aún mejor, realice esta investigación durante todo el año para que su empresa esté mejor preparada cuando comience a recibir una afluencia de solicitudes de propuestas al comienzo de la temporada de licitaciones de carga. 

Lo que hay que saber para los eventos de contratación de transporte

El comienzo de un nuevo año también es el momento en que muchos de los expedidores que enviaron solicitudes de propuesta participarán en eventos de contratación de transporte. Estos eventos son una forma más ágil para que los expedidores se reúnan con múltiples proveedores que compiten por su negocio y comparen opciones, lo que a muchas veces garantiza que obtengan tarifas más bajas en el proceso.

Para los transportistas, es importante recordar que pueden ser necesarios varios ciclos de ofertas para generar confianza con los transportistas con los que no tiene una relación previa. Aunque el precio y las tarifas desempeñarán un papel importante a la hora de aceptar o no su oferta, la reputación y la experiencia suelen tener prioridad. La mejor manera de diferenciarse de la competencia es resaltar lo que hace a su empresa única en estos casos.
Cuando tenga la oportunidad de reunirse cara a cara con los expedidores, asegúrese de resaltar sus diferenciadores, ya sean experiencia, tecnología, servicios, especialidades y más. Además, no tema utilizar testimonios de clientes en su oferta de transporte para mostrar cómo ha ayudado a clientes similares.

El proceso de licitación puede ser increíblemente estresante tanto para los expedidores como para los transportistas, y existe la posibilidad de que su oferta sea rechazada. En estos casos, es importante no desanimarse. Siempre habrá transportistas que necesitarán trasladar su carga, y estos eventos también son una excelente manera de establecer contactos. Deje una buena impresión durante estos eventos y existe la posibilidad de que los expedidores se conviertan en clientes durante todo el año o durante las próximas temporadas de ofertas de transporte.

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